Kỹ năng giao tiếp – Một kỹ năng mềm không phải ai học cũng giỏi, cũng thành thục. 7 kỹ năng giao tiếp cơ bản sau đây chỉ dành cho những người mong muốn thành công. Tuy nhiên vận dụng, áp dụng nó phải đúng cách.
1. Kỹ năng lắng nghe – Một trong 7 kỹ năng giao tiếp cơ bản không được bỏ qua
Bản chất của việc trở thành người thuần thục 7 kỹ năng giao tiếp cơ bản là vai trò của bạn trong quá trình nghe, chứ không phải nói. Hãy tưởng tượng rằng khi bạn gặp và tâm sự với một người bạn về những khó khăn bạn đang trải qua, nghĩa là bạn đang tìm kiếm một người biết lắng nghe thực sự. Bạn không yêu cầu người bạn đó giải quyết vấn đề thay bạn , bạn chỉ muốn người đó lắng nghe và thực sự THẤU HIỂU. Vì vậy, khi bạn tích cực lắng nghe anh ấy / cô ấy, bạn có thể hiểu rõ hơn tình trạng người đó đang gặp phải bằng cách phát hiện ra những thay đổi về tình cảm của họ.
Khi giao tiếp, người có kỹ năng lắng nghe sẽ không ngắt lời đối phương. Tuy nhiên nếu chỉ ngồi yên và lắng nghe sẽ làm đối phương lo lắng, không biết bạn có đang thực sự lắng nghe và chú tâm đến những gì họ đang nói hay không. Do vậy trong quá trình lắng nghe, hãy phản hồi lại bằng các động tác như gật đầu, mỉm cười, ngạc nhiên,… để đối phương hiểu bạn đang lắng nghe và quan tâm đến câu chuyện của họ.
2. Kỹ năng chào hỏi và tạm biệt
Chào hỏi là bước đầu tiên để bắt đầu một mối quan hệ, cũng có thể làm thân hơn một mối quan hệ chỉ dừng ở mức quen biết. Trong 7 kỹ năng giao tiếp căn bản, chào hỏi cần áp dụng linh hoạt đối với từng đối tượng trong những trường hợp giao tiếp khác nhau: người mới quen, bạn bè, đối tác kinh doanh…
Bên cạnh kỹ năng chào hỏi là kỹ năng tạm biệt, nếu không biết cách nói lời chào sẽ dễ trở thành người bất lịch sự và làm mất cơ hội cho một cuộc nói chuyện lần sau.
3. Kỹ năng quan sát
Kỹ năng giao tiếp cơ bản thứ 3 bạn cần có chính là kỹ năng quan sát. Thành thạo kỹ năng quan sát giúp cho cuộc hội thoại của bạn trong giao tiếp đạt hiệu quả cao nhất. Khi biết quan sát, bạn sẽ nhận ra tâm tư tình cảm của đối phương để từ đó điều chỉnh cách ứng của bản thân sao cho phù hợp. Họ đang tức giận, hãy dừng những gì mà bạn đang nói, hoặc tìm cách giúp họ “hạ nhiệt”. Khi họ đang buồn, hãy an ủi họ. Còn nếu họ đang chán nản, hãy chuyển chủ đề nói chuyện để thay đổi tâm trạng của họ,…
Bạn có thể quan sát bằng cách dựa vào ánh mắt, cử chỉ hành động, dáng ngồi,… của đối phương. Đặc biệt đối với nhân viên tiếp thị, quan sát khách hàng sẽ nhận biết được lúc nào khách hàng có xu hướng “rung động” – nghĩa là những gì bạn nói về sản phẩm đã có tác động đến họ. Giống như ai đó từng nói, trái tim khách hàng như khối băng, người tiếp thị có nhiệm vụ làm tan chảy nó bằng lời nói của mình. Quan sát khách hàng bạn sẽ thấy được dấu hiệu của sự “tan chảy”, cũng là lúc bạn “ra đòn cuối”, mời mua sản phẩm nhiệt tình và mạnh mẽ hơn.
4. Kỹ năng kiểm soát cảm xúc
Trong 7 kỹ năng giao tiếp cơ bản, những hành vi bốc đồng, những hành động thể hiện sự chấp nhặt, tức giận,… có tác động rất xấu đến mối quan hệ của bạn và người đối diện. Ai trong chúng ta cũng đều nhận thức được hậu quả của việc không giữ được bình tĩnh và mất lý trí do nông nổi nhất thời. Cách chúng ta có thể vượt qua được chính là kỹ năng kiểm soát cảm xúc của mình trong giao tiếp.
Khi bạn kiểm soát được cảm xúc của bạn, bạn có thể suy nghĩ rõ ràng, quản lý sự căng thẳng, tạo nên tự tin và dễ dàng giao tiếp tốt với người khác.
5. Kỹ năng nói chuyện – diễn đạt
Nếu chỉ lắng nghe thì không còn gọi là giao tiếp, do vậy bạn không chỉ cần biết lắng nghe mà còn phải biết nói lên quan điểm, ý nghĩ và tâm tư tình cảm của mình cho đối phương hiểu. Bạn cần học cách diễn đạt rõ ràng và mạch lạc, đúng trọng tâm, tránh nói lan man gây mất thời gian và khó chịu cho người nghe.
6. Kỹ năng đặt câu hỏi
Có bao giờ bạn cảm thấy rằngđã vận dựng 7 kỹ năng giao tiếp cơ bản với người khác nhưng bạn không hiểu được họ. Do hai bên có sự ngăn cách về lập trường và thường chỉ nói về vấn đề của riêng mình. Và kỹ năng đặt câu hỏi chính là cách để chúng ta thấu hiểu và đưa câu chuyện về một hướng.
Tùy vào trường hợp và thông tin bạn muốn nhận được từ đối phương là gì để lựa chọn loại câu hỏi. Nếu bạn muốn biết thông tin bạn chưa biết, hãy đặt câu hỏi mở. Ngược lại câu hỏi đóng sẽ sử dụng khi bạn muốn xác nhận thông tin mình đã biết rồi.
7. Kỹ năng mời hẹn
Kỹ năng mời hẹn như mời đi ăn, mời đi dự tiệc, hội thảo, hẹn gặp mặt,… sẽ là kỹ năng cuối cùng bạn cần vận dụng để kết thúc một cuộc giao tiếp hoàn hảo. Đi chung với nhau tới cùng một địa điểm là cách để thắt chặt mối quan hệ giữa bạn và đối phương, đó hoàn toàn là việc nên làm.
Khi mời hẹn, bạn sử dụng lời mời gợi mở, không có tính ép buộc. Đồng thời không nên sử dụng câu hỏi “Có hay không”, mà nên thay bằng lời mời, ví như “Chúng ta đi ăn trưa nhé?”. Bởi theo nghiên cứu của các nhà tâm lý học, khi còn người tiếp xúc với một câu hỏi có kết thúc bằng chữ “Không”, chữ không tác động lên họ rất nhiều do vậy khả năng bạn bị từ chối là khá cao.
