Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả là yếu tố cực kỳ quan trọng giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp. Vậy kỹ năng quản lý thời gian là gì và làm thế nào để nâng cao kỹ năng này? Trần Toản sẽ bật mí với bạn ngay sau đây!
I. Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả
1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Là một trong số những kỹ năng mềm không thể thiếu trong cuộc sống, kỹ năng quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và xác định thời gian hoàn thành kế hoạch đó một cách hiệu quả và tối ưu nhất. Một kế hoạch quản lý thời gian tốt là một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể cho từng giai đoạn nhỏ với deadline rõ ràng và phân công công việc hợp lý.
Trong các bài giảng về kỹ năng quản lý thời gian, để đánh giá mức độ hiệu quả của kỹ năng này thì người ta sẽ đánh giá trên kết quả đạt được trong một quỹ thời gian có hạn chứ không đánh giá dựa trên thời gian hoàn thành là sớm hay muộn. Cùng một khối lượng công việc như vậy với thời gian yêu cầu là như nhau nhưng có người thoải mái hoàn thành công việc với kết quả tốt mà vẫn có thời gian nghỉ ngơi trong khi lại có những người loay hoay khi không biết mình phải làm gì trước tiên rồi bị nhấn chìm trong áp lực và căng thẳng. Do vậy, kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả là yếu tố không thể xem nhẹ nếu muốn thành công và thăng tiến trong sự nghiệp.
2. Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian
Vẫn là một ví dụ điển hình trong giáo án kỹ năng quản lý thời gian, cùng một khối lượng công việc như nhau với thời gian xác định, có những người làm việc rất nhẹ nhàng mà kết quả lại cực kỳ tốt nhưng có những người luôn bận rộn với áp lực và căng thẳng vì không biết mình phải làm gì và cuối cùng kết quả đạt được lại không như mong đợi. Hơn nữa, kỹ năng quản lý thời gian được vận dụng rất nhiều trong quản lí doanh nghiệp như chiến lược 5s, chiến lược cá voi xanh… Vậy câu hỏi đặt ra là nếu quỹ thời gian của họ là không giới hạn thì sự khác biệt đó còn lớn tới mức nào?
a. Tăng năng suất làm việc
Một người có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả sẽ biết cách sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên và đặt mục tiêu phải hoàn thành nó trong thời gian xác định. Nhờ có danh sách này mà bạn có thể tập trung vào các mục tiêu hàng đầu để hoàn thành trước, từ đó áp lực sẽ được giảm đi đáng kể và hiệu suất làm việc cũng cao hơn so với người khác. Trong cuộc sống hàng ngày cũng vậy, người luôn có kế hoạch cho các hoạt động của mình sẽ thực hiện được rất nhiều điều và có thời gian để tận hưởng cuộc sống. Ngược lại, những người sống không có kế hoạch sẽ luôn bị trì hoãn, họ luôn cảm thấy một ngày 24 tiếng là không đủ cho những dự định của mình và kết quả là họ luôn lãng phí thời gian cũng như công sức để hoàn thành một công việc nào đó.
b. Rèn luyện khả năng quyết định và giảm bớt áp lực
Nếu không có kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc, bạn sẽ không biết mình phải làm gì trước tiên và những công việc mình đang làm sẽ đi đến đâu. Điều này khiến cho bạn luôn trong trạng thái căng thẳng, áp lực vì không biết mình còn cách vạch đích bao xa. Thêm vào đó, những người không có kế hoạch trước cho công việc của mình thường rất dễ lãng phí thời gian vào những thứ không cần thiết và chính điều này đôi khi sẽ dẫn tới những quyết định sai lầm do thiếu thời gian để nhìn nhận, đánh giá sự việc.
c. Hạn chế thói quen xấu, tạo động lực hành động
Với một kế hoạch chi tiết và rõ ràng, vấn đề liên quan tới áp lực từ deadline sẽ không còn quá nặng nề mà ngược lại bạn sẽ chủ động hơn trong từng hành động của mình. Nói một cách đơn giản, nếu bạn đặt mục tiêu là 6.5 IELTS mà cứ mãi loay hoay tìm khóa học, mua sách vở rồi lãng quên vì thiếu động lực hoặc bỏ cuộc chỉ sau vài ba tháng học tập không hiệu quả thì chắc chắn bạn sẽ không bao giờ đạt được mục tiêu của chính mình. Nhưng trái lại, nếu bạn cụ thể hóa mục tiêu 6.5 IELTS thành các mục tiêu cho từng kỹ năng, mỗi tháng sẽ tập trung luyện một thứ và có các bài kiểm tra trình độ cụ thể thì việc hoàn thành mục tiêu chỉ là chuyện sớm muộn. Do vậy, kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả có vai trò vô cùng lớn trong việc hạn chế thói quen xấu, bệnh trì hoãn của con người và tạo động lực hành động.
II. Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả
Một khía cạnh khác được rất nhiều người quan tâm liên quan tới chủ đề “Kỹ năng quản lý thời gian là gì?” đó chính là các phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả.
1. Xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu được coi là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả nhất hiện nay. Một khi xác định được mục tiêu của mình là gì thì bạn sẽ biết mình phải làm gì để hoàn thành mục tiêu đó. Khi một kế hoạch lớn được cụ thể hóa thành những mục tiêu nhỏ thì danh sách công việc sẽ trở nên chi tiết và rõ ràng hơn, thời gian hoàn thành cũng nhờ đó mà dễ dàng được xác định. Kết quả là bạn luôn luôn chủ động trong từng hành động và có thể làm chủ được nhiều tình huống phát sinh, từ đó hiệu quả và năng suất làm việc cũng được cải thiện đáng kể.
2. Liệt kê những công việc cần phải làm
Để có thể nâng cao được kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần liệt kê những công việc cần phải làm trong một khoảng thời gian xác định, có thể là trong ngày, cũng có thể trong tuần hoặc trong tháng, trong quý. Đối với những người dễ bị cuốn theo công việc thì việc liệt kê danh sách nhiệm vụ trong ngày là một điều cần thiết giúp bạn quản lý được quỹ thời gian có hạn của mình mà không bỏ sót nhiệm vụ.
3. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Không chỉ cần liệt kê danh sách những công việc phải làm mà việc sắp xếp chúng như thế nào cho hợp lý cũng là một yếu tố rất quan trọng để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả. Bạn cần sắp xếp các nhiệm vụ của mình theo thứ tự ưu tiên và tập trung nguồn lực để hoàn thành những công việc quan trọng nhất. Khi những công việc quan trọng được giải quyết thì áp lực cũng được giải tỏa đáng kể và việc không đủ thời gian cho các nhiệm vụ tiếp theo cũng sẽ không gây ảnh hưởng quá nhiều cho tiến độ và kết quả chung.
4. Tổng kết lại công việc
Sau mỗi ngày kết thúc công việc thì bạn nên dành chút thời gian để tổng kết lại. Đây là điều mà rất nhiều người bỏ qua và không mấy ai để ý tới. Thế nhưng, việc tổng kết lại công việc sẽ giúp bạn không bỏ sót bất cứ nhiệm vụ nào trong ngày. Ngoài ra, quá trình tổng kết sẽ giúp bạn rút ra rất nhiều kinh nghiệm trong việc xử lý công việc, phát hiện những vấn đề chưa hợp lý và tìm ra giải pháp khắc phục cho những lần tiếp theo.
5. Lên thời gian cụ thể cho công việc
Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng, mỗi một nhiệm vụ cụ thể cần có deadline riêng để đảm bảo không gây ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành các nhiệm vụ khác. Mỗi khi lên kế hoạch, bạn cần xác định rõ thời gian bắt đầu cũng như thời điểm kết thúc chậm nhất là khi nào để không phải lãng phí quỹ thời gian của mình cho những việc không cần thiết.
